ENTORNO DE BASE DE DATOS ACCESS

IDENTIFIQUE LA VENTANA DE BASE DE DATOS ACCESS

BASE DE DATOS ACCESS

BASE DE DATOS: access

Concepto.

Programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.

Objetivos de los sistemas de bases de datos.

·        No duplicar datos.

·        Seguridad e integridad en los datos.

·        Rapidez.

Tabla.

Una tabla es un conjunto de datos (filas y columnas) en la cual se almacena la información de la base de datos.  Las columnas de la tabla se llaman CAMPOS y las filas REGISTROS.

Clave principal o campo llave,

A cada una de las tablas que componen la base de datos se le debe establecer una clave principal o campo llave.  ¿Qué es una clave principal o campo llave?  Es uno o más campos que se utilizan para identificar los registros de forma única, es decir, que no existan varios registros con el mismo identificador.  Esto permite que los usuarios no introduzcan información duplicada a la tabla, por ejemplo dos estudiantes con el mismo código.

Formulario.

Un formulario se utiliza básicamente para la interacción con el usuario y para visualizar e introducir información en las tablas.  Esto se hace para dar una mejor apariencia al trabajo de introducir y presentar la información.

Para esto se incluye un conjunto de controles y herramientas que enlazan los campos de las tablas.  Las etiquetas (preguntas) y los cuadros de texto (espacio para contestarlas) son los dos controles básicos con los cuales se construyen los formularios.

Consultas.

Las consultas son  uno de los objetos de una base de datos utilizados para localizar, ordenar y extraer un  conjunto de registros que cumplan determinados criterios y condiciones.  De esta manera, puede consultar la base de datos de un registro académico y visualizar aquellos estudiantes que han aprobado la asignatura Inglés o tal vez desee consultar los puntajes de la asignatura Matemática y obtener el promedio.

ICONOS “ACCESS”

      

DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS DE OFICINA

DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS DE OFICINA

Informes y Actas

INFORME

Dentro de las labores diarias de un profesional;
en algún momento nos veremos obligados a escribir un informe,
El informe es un documento que se utiliza para transmitir informaciones, presentar conclusiones y ofrecer recomendaciones. Esto le sirve al jefe a tomar decisiones importantes que conduzca a la solución de algún problema.

Tipos:

Informe Técnico
Informe Semi-columnario
Informe Abreviado
Informe Gráfico
Informe Administrativo

Clasificación de Informes:

Formales: Son aquellos que llevan en sí la autoridad de una institución, para la cual constituyen un medio de comunicación.

Su estructura es la siguiente:
a. Material preliminar
b. Informe propiamente dicho
c. Material complementario


Informales: Son simples, breves, no tienen las exigencias en su presentación como el formal, no están respaldados por alguna autoridad, son responsabilidad del autor.

Márgenes para empastar:

Superior 2.50 cm
Inferior 2.50 cm
Izquierdo 4 cm
Derecho 2.50 cm

PRACTICA

1. Escriba un informe BREVE, sobre la OPORTUNIDAD que les brinda a los estudiantes la sección Técnica nocturna. 

Instrucciones:
a. Siga el siguiente esquema

TITULO (Centrado Mayúscula completa)
3 espacios sencillos
PARA: 2 espacios
DE : 2 espacios.

2 espacios

EL PROBLEMA____________________________________________________

_______________________________________________________________


ANÁLISIS__________________________________________________________

_________________________________________________________________


SUGERENCIAS______________________________________________________

_________________________________________________________________



CONCLUSIÓN______________________________________________________

________________________________________________________________



4 espacios

NOMBRE Y FIRMA:___________
FECHA____________________


b. Utilice los márgenes que se le indican arriba.

c. Después de digitarlo, utilice PÁRRAFO, INTERLINEADO, DOBLE ESPACIO.

d. El destinatario, y el remitente deben de salir del centro a al derecha. Lo mismo que la firma y fecha. Igual que el estilo de carta BLOQUE.

e. Se escribe solo una página.

f. Cuando lo termine su profesora lo revisara en su máquina.

g. NO olvide anotar las iniciales del digitador.


2. Elabore un informe GRÁFICO. Busque algún gráfico en Internet,cópielo y péguelo. Agregue un titulo de acuerdo a su información. No olvide los márgenes correspondientes.

3. Confeccione un informe SEMI TABULAR. Busque una tabla con información utilizando el Internet, copie y pegue y haga un breve comentario sobre la información.




ACTA

DETALLA ORDENADAMENTE TODO LO TRATADO Y ACORDADO EN LOS DIFERENTES ÓRGANOS DURANTE UNA REUNIÓN, SE CONSTITUYE EN ELEMENTOS LEGALES MUY IMPORTANTES.

Al digitar el acta para enviárselos a los directivos se pueden dejar espacios en blanco. Pero cuando se pasa al libro de actas, no se pueden dejar espacios en blanco, se debe de pasar una Z, con bolígrafo rellenando los espacios en blanco. Solo se dejan los espacios de los firmantes.

Indicaciones al digitar un acta.

a. Margen superior e Inferior 2.50 cm
Margen Izquierdo 4 cm
Margen derecho 2.50 cm

Interlineado: Doble espacio


b. La palabra ACTA NO. 01-2012 Debe ir centrada en mayúscula completa

3 espacios

c. Los números de fechas y horas van en letras.

d. En la primera hoja se escribe el encabezado, miembros presentes, ausentes, EN MAYÚSCULA COMPLETA.

e. Los ARTÍCULOS O CAPÍTULOS SE ESCRIBEN EN MAYÚSCULACOMPLETA, CON NEGRITAS O SUBRAYADOS.

f. Al finalizar el acta se deben dejar de 4-5 espacios para que el presidente y secretario firmen.

g. Se anota también las INICIALES DEL DIGITAR.

PRACTICA

1. Digite el acta que se le adjunta en este blog con el nombre de ACTA.

2. Deje los márgenes correspondientes.

3. Elabore un membrete con su nombre, datos personales y una imagen. Insértelo en el encabezado.


4. No olvide incluir sus INICIALES DEL DIGITADOR.


5. Muestre a su profesora su trabajo para que le incluya el cotidiano.

CARTAS

El saber transcribir una carta correctamente, con los márgenes adecuados, el estilo elegante y diferentes tipos de puntuación, denota en el oficinista dedicación y esmero en su diaria labor.

Es por eso que me daré la tarea de dar algunas indicaciones sobre como ajustar una carta utilizando el procesador de texto Word.

Tamaños de la Carta





PALB. REALES TAMAÑOS

DE 50-100 PEQUEÑA
DE 101-200 MEDIANA
DE 201-300 GRANDE
MAS DE 300 DOS O MAS PAGS.


Con base en el tamaño de las cartas se definen los márgenes, tal y como se muestra en el cuadro

Tamaño de la carta Margen Izquierdo margen derecho encuadernación
Peq. 5.08 cm 5.08 cm 1.27 cm.
Med. 3.81 cm 3.81 cm 1.27 cm
Grande o mas de 2 págs. 2.54 cm 2.54 cm 1.27 cm



Procedimientos para establecer márgenes:

1. Barra de menú, selecciona HERRAMIENTAS, OPCIONES
2. Escoger PESTAÑA GENERAL
3. Escoger unidades de medida
4. Escoger cm.

Para configurar los márgenes hay que buscar en la barra de Menú: DISEÑO DE PAGINA, MARGENES, Desplegar los diferentes márgenes y ESCOGER.

Busque el archivo ESTILOS DE CARTAS en este blog, para que reconozca la diferencia entre los tres estilos de cartas: Bloque extremo, bloque y Semibloque.

Lo mismo que los TIPOS DE PUNTUACIÓN: abierta y la mixta o estándar.

PRACTICA

1. Por favor digite la carta de Panavial que se adjunta arriba de este blog.




Utilice la misma carta y transcribirla en los siguientes estilos y puntuación :

La primera ESTILO BLOQUE EXTREMO, PUNTUACION ABIERTA,

LA SEGUNDA ESTILO BLOQUE,

Y LA TERCERA ESTILO SEMIBLOQUE, PUNTUACIÓN ESTÁNDAR.

Deje los espacios correspondientes de acuerdo al formato que su profesora le muestre en la pizarra.
2. Confeccione además la carta de varias páginas, ver carta no.17 de las copias. ESTILO BLOQUE EXTREMO, PUNTUACIÓN ABIERTA. Recuerde que la página no. 02 debe elaborarse de la siguiente forma:

5 espacios del borde de la hoja

Angie Castro Martínez------------- Pág no. 02----------------- fecha corta

2 espacios para iniciar texto

3. Realice también la carta con tabla no. 10.ESTILO BLOQUE,PUNTUACION ESTANDAR.

CONVOCATORIA

Es una carta que se envía a los miembros de un Consejo de Administración, una junta Directiva, entre otras. Para informar sobre los detalles de la próxima reunión. Debe llevar la hora, fecha, lugar, motivo y la agenda previa a desarrollar.

1. Digite también la convocatoria que esta en la pág. 289.

Recuerde utilizar sus iniciales de digitador, mayúscula completa. INSERTAR HORA Y FECHA EN EL ENCABEZADO.

MEMORANDO:
La palabra memorando viene de memoria, es un documento breve que se utiliza en la oficina para enviar comunicados cortos al personal. Se utiliza únicamente dentro de la oficina, en diversos departamentos.

De acuerdo al tamaño del memorando se recomiendan los siguientes márgenes:

Tamaño Margen Izq. Margen der. Encuadernación

Mensaje peq. 3.81 cm 3.81 cm 1.27 cm

Mensaje med. 2.54 cm 2.54 cm 1.27 cm

Su profesora le va mostrar los diferentes estilos de memorando que se utilizan.

Realice un plantilla para el encabezado.

INDICACIONES: 

Observe los cuatro estilos de MEMORANDO que se le adjuntan en este blog.

1. De acuerdo a eso, elabore DOS MEMORANDOS de la práctica de la pagina no. 288 del Portafolio de la profesora.

Guarde su trabajo en la llave maya y muestre su trabajo a la profesora antes de cerrar.

Acta para practica

La siguiente Acta tiene errores de ortografía, contenido y orden. Usted debe elaborarla correctamente.