EL ACTA
Concepto.
Es
el documento ya elaborado, donde se registran todos los detalles de la reunión.
Relación
escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta.
Procedimientos
formales previos a la reunión.
Preparación
y organización de las reuniones.
ü La
planificación y preparación de una junta o reunión, de la cual haya que tomar
acta, generalmente está a cargo de una secretaria.
ü Desde la
convocatoria previa, hasta la distribución del acta respectiva, y la
preparación de documentos, equipo audiovisual, local, número de asientos, etc.
deben revisarse con antelación.
ü También deberá
mantenerse un estricto procedimiento de organización del campo de trabajo y de
los útiles de oficina necesarios durante la reunión.
Convocatoria
y agenda.
ü La convocatoria es un documento
expedido por una persona o personas autorizadas, por medio del cual se convoca,
se llama o se cita a los miembros de una institución, asociación, empresa, etc.
para que de acuerdo con su estatuto y reglamento participen en el estudio y
resolución de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o
juntas de dichos cuerpos o grupos.
ü La agenda, denominada también orden del día, es la enumeración
de los temas que serán tratados en la reunión.
ü Toda
convocatoria debe contener datos básicos tales como:
1.
Membrete
2.
Expresión de ser convocatoria.
3.
Lugar y fecha en que se expide
4.
Destinatario (establecer a quién se convoca; puede
ser personal o en forma colectiva)
5.
Lugar, día y hora de la reunión, junta o asamblea
(generalmente se indica la hora de inicio, no así la de conclusión)
6.
Disposición reglamentaria en que se funda la
convocatoria.
7.
Señalamiento de si establece que habrá una primera y
una segunda convocatoria y el horario de inicio para cada una)
8.
Orden del día (agenda)
Práctica de Convocatoria
Antes de hacer la reunión se debe escribir una convocatoria para citar a los directores o miembros de los orgános sociales,o juntas que se van a convocar.
De acuerdo con el modelo que se presenta digite la carta de convocatoria que se le adjunta, recuerde los márgenes que se deben establecer de acuerdo al tamaño de la carta.
Recuerde que las cartas se escriben en espaciado de párrafo 1 pto. Use el estilo Bloque: se escribe la fecha del centro a la derecha, el número consecutivo debajo de la fecha, La palabra CONVOCATORIA Centrada, Negrita, mayúscula completa. La despedida, el remitente y cargo del centro a la derecha.
Anote el lugar en que usted escribe la carta, la fecha de hoy y cambie las iniciales del digitador.
Grabe como: convocatoria. (nombre, sección) Ej. Convocatoria-Dayanara-11-2
